Sistem Administrasi Berbasis Artificial Intelligence: Implementasi WhatsApp Chatbot dengan Teknologi RAG untuk Departemen Teknik Komputer IT

Abstrak

Departemen Teknik Komputer Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) menghadapi tantangan pengelolaan layanan administrasi yang masih bersifat manual, mengakibatkan penumpukan antrian dan keterlambatan respons terhadap pertanyaan mahasiswa. Kondisi ini diperparah oleh ketidakseimbangan kapasitas yang signifikan, di mana satu staf kemahasiswaan harus melayani lebih dari 480 mahasiswa aktif dari empat angkatan yang berjalan bersamaan. Penelitian ini mengembangkan sistem layanan administrasi berbasis Artificial Intelligence melalui implementasi chatbot WhatsApp bernama Sakai (Smart Admin DTK ITS) dengan teknologi Retrieval-Augmented Generation (RAG), yang ditujukan secara langsung bagi mahasiswa aktif dan staf administrasi Departemen Teknik Komputer ITS sebagai penerima manfaat utama. Sistem dibangun menggunakan platform otomasi n8n dan terintegrasi dengan basis data akademik departemen melalui ceits.id untuk memberikan respons otomatis yang akurat dan kontekstual. WhatsApp dipilih karena tingkat penetrasi tinggi di kalangan mahasiswa Indonesia, sementara teknologi RAG memungkinkan sistem menghasilkan jawaban natural dari knowledge base departemen. Hasil pengujian terhadap 1.050 pertanyaan uji menunjukkan akurasi klasifikasi sebesar 77,6% dengan rata-rata latensi respons 8,19 detik dan latensi minimum 0,01 detik. Luaran mencakup sistem yang siap digunakan, publikasi ilmiah, dan dokumentasi teknis yang dapat diadaptasi oleh departemen lain di ITS maupun perguruan tinggi lainnya sebagai model transformasi digital layanan administrasi pendidikan tinggi.